Как научиться управлять своим временем: Тайм-менеджмент

Месяцем раньше я затрагивала тему тайм-медежмента у себя на странице в Инстаграм и пообещала более подробно рассказать о том, как лично я работаю с этим, с чего начать и насколько это эффективно. Безусловно есть основные понятие, законы и принципы управления временем, но все это лишь основа и подсказки. Ведь каждый из нас абсолютно по-разному ощущает время и воспринимает себя в нем,  создавая более комфортный и удобный распорядок дня, отталкиваясь от нашего рода деятельности, который прежде всего влияет на нашу с вами жизнь. Поэтому начнем с самого главного - с понятия о том, что же это такое, тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Простым языком, это умение правильно и грамотно распоряжаться своим временем. Как следствие - ваша работа становится более продуктивной, вы успеваете сделать намного больше чем делали раньше, а также появляется свободное время для отдыха. Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Теперь когда мы выяснили основное понятие и имеем полное представление об этой методике, самое время приступить к практике и выделить несколько основных принципов; как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

...АНАЛИЗ...

Это пожалуй самый первый пункт, с чего действительно стоит начать. Проанализируйте свое время, сколько и на что вы тратите, ваши удачи и неудачи, насколько эффективно вы работаете и как много дел успеваете сделать хотя бы за день (не говорю уже таких глобальных вещах как: неделя, месяц и год). Подготовьтесь к тому, что вас скорее всего будет ждать разочарование как и меня, потому что в большинстве случаев очень мы не умеем планировать и грамотно распоряжаться своим временем, в итоге; и отдыхать не отдыхали, и работать не работали.

1. Нарисуйте себе таблицу или просто возьмите чистый лист бумаги и разделите его на два столбика (можно конечно это сделать и в уме, но тогда это будет не так эффективно и многое забудется). Выпишите в первую колонку на что вы действительно нужное тратите время и во вторую, что у вас отнимает ваше драгоценное время : Инстаграм, не нужные сайты, видео и т.д.

2. Прикрепите теперь эту таблицу на самое видное место, чтобы в случае возникновения желания снова зайти на какую нибудь не нужную страничку во время работы, посмотрев на таблицу, вы несколько раз подумали нужно ли вам это. Лучше всего вообще убирать телефон и отключать уведомления во время работы.

...УЧИТЕСЬ ПЛАНИРОВАТЬ...

Чёткий план действий на день (неделю) принесёт вам реальную пользу и эффективность, поможет более точно осознать весь масштаб работы который нужно выполнить и не зацикливаться на чем-то одном. Возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе, учебе или дома вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить. Поверьте, это не отнимет у вас много времени, понадобится всего лишь каких-то 5 минут, зато после вы сэкономите в разы больше.

Важно! Большие задачи разделяйте на несколько дней. Не нужно загонять себя в жесткие рамки и заставлять сделать что-то огромное за один день, поверьте - это плохая идея. Закончится все расстройством, работа скорее всего будет выполнена не на все 100 из-за того, что к концу дня вы сильно устанете. Так что прежде чем хватать за большой проект, хорошо все обдумайте, разделите его на небольшие подзадачи, которые приведут вас к нужной цели в течении определенного, поставленного вами времени.

...ЗАПИСЫВАЙТЕ СВОИ ПЛАНЫ...

Это действительно одна из аксиом успеха, нужно записывать! Как бы мы себя не оправдывали и не убеждали, но мы не можем запомнить все что нам нужно, про многие вещи часто забываем и хорошо если это из разряда "полить дома цветы", а если это какая-то встреча?!

Для таких записей лучше всего приобрести органайзер или календарь (сейчас создают множество красивых тетрадей с мотивирующими надписями), что касается телефона, то не советую, работает он на 50%, чаще всего забываешь что у тебя там что-то вообще есть. А вот тетрадь или блокнот можно брать с собой и в любой момент, в случае форс-мажора скорректировать свои планы. А когда тетрадь красивая, да еще и с вдохновляющими картинками, то ты уж точно про нее не забудешь.

Есть такой вариант, как самому дополнить свой органайзер интересными и мотивирующими вас цитатами, использовать разные шрифты и цвета. Календарь работает по такому же принципу как и органайзер, только он в разы больше, но взять его с собой вы  уже не сможете. Современные же планеры сейчас объединяют в себе и органайзер, и календарь, так что это очень удобно. Купить его можно везде, даже в таких магазинах как sradivarius.

...РАССТАВЛЯЙТЕ ПРИРОРИТЕТЫ...

Что для вас действительно важно, а что может и подождать, вот в чем суть этого пункта. Понять что нужно сделать срочно безотлагательно, что я могу сделать после, и что не так уж важно и это можно сделать не сегодня, а дня через два например.

Теоретически существуют так называемые 4 категории:

Первая категория: срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. 

Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — наше место силы. Это самый эффективная категория. Здесь мы спокойны, здесь мы планируем, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь мы занимаемся по настоящему важными делами.

Третья категория: срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра. Так что я предпочитаю их оставлять на вечер.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка и заниматься ими когда появится желание.

«Матрица Эйзенхауэра»

Главное не забывайте про отдых и хобби, ваши дела не должны быть в ущерб вашему личному пространству, времени, здоровью и близким. Во всем должен быть баланс, иначе вы очень быстро устанете и почувствуете себя беговой лошадкой.

...НЕ ОТВЛЕКАЙТЕСЬ...

Очень часто, садясь за выполнение какой-то конкретной работы, к нам приходит мысль: " а не проверить ли мне почту и не зайти ли на Pinterest, совсем не надолго?" Однозначно - нет! Как только к вам в голову приходит такая мысль, гоните её от себя, спрашивая, насколько это вообще сейчас нужно и относится к вашему делу. Для таких вот мелких и приятных дел, поверьте, у вас будет специально отведенное время, но ни в коем случае не совмещайте их с важными задачами одновременно, оправдывая себя, что это для вдохновения и т.д.

Подобные штуки мешают вашей эффективности и вместо того, чтобы на выполнение задачи потратить часа 2, вы тратите часа 4 в лучшем случае. Так как начинается цепочка, зайти туда, потом сюда, пообщаться с другом и пошло поехало. Думаю многие из вас сейчас улыбнулись и вспомнили себя :)

И если вам действительно нужны передышки, то лучше ставьте для себя таймер; 30 минут поработали, 5-10 отдохнули. Так даже лучше будет восприниматься информация, на свежую  и, отдохнувшую голову.

...РАЗДЕЛЯЙТЕ РАБОТУ И ОТДЫХ...

Важно не только работать, но и давать отдых своему организму. Пусть работа не претендует на ваше свободное время, избавьтесь от чувства вины перед самим собой, когда ваш же разум начинает давить на вас: "вот вместо того чтобы просто лежать, лучше бы сделал(а) вот это..." 

Запомните! Вы работали и вы имеете право на отдых, на реальный отдых от компьютера, социальных сетей и прочих дел. Прогуляйтесь по улице, пообщайтесь с родными, встретьтесь с друзьями и просто приятно проведите время за чтением книги или просмотром фильма.